В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, участницами которой, в числе прочих стран, являются Россия и Испания, официальные документы, заверенные Апостилем, освобождаются от консульской легализации. Т.е. документ, выданный любым официальным органом Российской Федерации, заверенный Апостилем и переведенный на испанский язык присяжным переводчиком, готов к немедленному использованию на всей территории Испании.

Апостиль ставится только на оригиналы официальных документов, т.е. документов, скрепленных гербовой печатью. Такими документами являются аттестаты и дипломы учебных заведений, нотариальные документы, справки о несудимости и т.д.

На неофициальные и коммерческие документы Апостиль не ставится. К таким документам относятся медицинские справки, декларации 2-НДФЛ и 3-НДФЛ, банковские справки, справки с работы и т.д.

Апостиль признан заверить подлинность печати и подписи, скрепляющих документ. В России заверением образовательных документов ведает специальная Служба «Апостиль» при Министерстве образования, нотариальные документы заверяет Министерство юстиции, соответствующие департаменты имеются в МВД, Управлении ЗАГС и т.д. В каждом таком департаменте хранятся образцы печатей и подписей глав ведомств и их заместителей. Апостиль подтверждает их подлинность, тем самым говоря, что оригинал документа – не фальшивка.

Но что происходит, если испанский банк требует от клиентов представить апостилированные документы – справку с работы и декларацию 2-НДФЛ? Оба этих документа не являются официальными, и Апостиль на них поставить невозможно. Доказывать такую невозможность банковским работникам – занятие бесперспективное. Вас выслушают с вежливой улыбкой, а потом повторят, что Апостиль должен быть, потому что у их банка такие требования. В этом случае проще требования соблюсти, провернув трюк с нотариальной копией.

Поэтому если испанский банк требует от вас раз в год представить справку с работы и декларацию 2-НДФЛ с Апостилем, действуйте по пути наименьшего сопротивления: возьмите оригиналы документов, сделайте с них нотариальные копии, поставьте на копии Апостили в Министерстве юстиции, переведите апостилированные копии через присяжного переводчика в Испании.

Справедливости ради отметим, что некоторые коммерческие банки не требуют апостилирования документов. Более того, клиентам разрешается сделать простой перевод документов, а не присяжный. О действующих требованиях узнавайте у менеджера своего банковского отделения.

Нам известны случаи, когда российские граждане использовали абсолютно нелогичную схему, но она срабатывала.

Схема заключалась в следующем: из России привозились оригиналы справок с работы и декларации 2-НДФЛ, в Испании делался присяжный перевод документов, а затем этот перевод заверялся Апостилем здесь же в Испании. Абсурдных моментов в такой схеме два:

Гаагская конвенция не распространяется на документы, исходящие от сотрудников дипломатических представительств или консульских учреждений. Т.е. если вы зарегистрировали брак в российском консульстве, вам нигде и никогда не удастся поставить Апостиль на свидетельство о браке.

Если испанские чиновники потребуют представить консульские документы с Апостилем, единственным вашим аргументом «против» будет оригинальный текст Гаагской конвенции: статья первая, параграф 2 а).

Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:

a) A los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares.

Документы ЗАГС – еще один источник головной боли для многих россиян. Если в Испании вам попадется служащий, который неоднократно имел дело с российскими документами, с большой долей вероятности проблем не возникнет. В противном случае от вас потребуют поставить Апостиль на все документы ЗАГС, что прямо противоречит действующему двустороннему соглашению между нашими странами.

Соглашение это было подписано между Испанией и СССР в далеком 1985 году. Россия является правопреемницей СССР, поэтому соглашение действует и поныне. В нем говорится, что свидетельства, выданные органами ЗАГС, взаимно принимаются обеими странами-участницами соглашения без какой-либо легализации. Т.е. россияне не должны ставить Апостили на свидетельства о браке, рождении, разводе, смерти и смене фамилии, если эти документы будут представляться в испанские официальные органы. Равно как и испанцы не должны апостилировать документы, выданные Гражданским реестром, предназначенные для использования на территории Российской Федерации.

Что делать, если испанская сторона отказывается принять российский документ ЗАГС без Апостиля?

Российские свидетельства имеют неограниченный срок действия, выдаются один раз и на всю жизнь. Дубликаты свидетельств можно получить в случае порчи или утери оригинала, или просто на всякий случай, но и они не имеют никаких ограничений по сроку действия. В Испании действует иная система, при которой семейные книги дополняются выписками из Гражданских реестров. Эти выписки по своей форме очень похожи на российские свидетельства, но при этом имеют ограниченный срок – 3 месяца. По аналогии испанские служащие требуют от россиян свежие документы ЗАГС.

Если вы столкнулись с такой проблемой, то следует обратиться за помощью в российское консульство. Оно может выдать справку разъясняющего характера о том, что свидетельства о браке, рождении, разводе, смерти и смене фамилии выдаются в России один раз и на всю жизнь.

Говоря о подготовке российских документов для Испании, нельзя обойти стороной вопрос перевода. Как мы отметили выше, в Испании действует институт присяжных переводчиков, аккредитованных МИДом Испании и внесенных в соответствующий реестр. В России подобного института нет. Все переводы у нас делаются простыми переводчиками с возможностью последующего нотариального заверения. Ни одно официальное испанское учреждение такой перевод не примет, поэтому настоятельно рекомендуем не тратить время и деньги и не делать бесполезные переводы документов в России.

Испанцы желают видеть лишь присяжный перевод (за очень редким исключением в виде консульского перевода). Все документы, которые вы планируете использовать непосредственно в Испании, мы рекомендуем переводить через присяжного переводчика. К консульскому переводу советуем прибегать лишь в случае оформления вида на жительство через консульство.

Консульская легализация документов представляет собой сложный многоступенчатый процесс. В настоящее время она используется лишь в том случае, если документы готовятся для страны, не подписавшей Гаагскую конвенцию об Апостиле. Т.к. и Россия, и Испания являются участницами конвенции, они применяют упрощенный порядок легализации документов – апостилирование.

Консульства Испании в Москве и Санкт-Петербурге принимают в работу документы, заверенные Апостилем. Будьте особо внимательны при подаче документов: консульские работники, в отличие от местных служащих, четко понимают разницу между апостилированием оригинала и апостилированием нотариальной копии.

Испанское консульство не занимается переводами документов, но может заверить готовый перевод. Перевод должен быть грамотным, полным (переводятся все печати, штампы, приписки и проч.), соответствовать оригиналу и не иметь никаких печатей, подписей и нотариальных заверений.

Если у вас остались вопросы по подготовке документов для Испании, либо требуется присяжный перевод документов, обращайтесь к нам.